MANAJEMEN & ORGANISASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A. Manajemen Perpustakaan Sekolah

Hakekat manajemen secara sederhana pada dasarnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam hal ini tentunya tujuan organisasi harus terlebih dahulu didefinisikan secara jelas. Pendefinisian secara operasional dari manajemen dapat dilakukan dalam bentuk program yang akan dilaksanakan beserta sasaran yang kongkrit dan operasional. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan maka kegiatan manajemen di perpustakaan secara garis besar dapat dilaksanakan berdasarkan fungsi-fungsi manajemen pada umumnya.[1]

Henry Fayol, sebagai pelopor manajemen modern mengupayakan bentuk penyederhanaan manajemen agar dapat diterapkan dengan mudah. Ia melihat secara jelas fungsi-fungsi manajemen dari kegiatan yang dipantaunya dari berbagai oraganisasi baik yang mencari laba maupun organisasi nirlaba. Kegiatan dalam suatu unit organisasi, dianalisa yang akhirnya menghasilkan 6 kategori umum dari prinsip manajemen yang bersifat terapan, yaitu:[2]

1.      Technical (manufaktur)

2.      Commercial (pembelian dan penjulan)

3.      Financial (pemanfaatan modal secara baik)

4.      Security (perlindungan terhadap kekayaan dan personil)

5.      Accounting (control barang, pembiayaan dan statistik)

6.      Managerial

Selanjutnya Fayol menyatakan adanya pertimbangan secara khusus sebagai perhatian dalam mempelajari kegiatan manajemen, yang diwujudkan ke dalam beberapa fungsi umum yang juga bersifat terapan, yaitu:[3]

1.      Planning

2.      Organizing

3.      Commanding

4.      Coordinating

5.      Controlling

1. Kesalahan Umum dalam Manajemen

Bentuk manajemen secara tradisional, mengakibatkan munculnya 4 model kesalahan arah dalam pelaksanaan manajemen tersebut. Sebagaimana dikemukakan oleh Drucker (1975), model kesalahan tersebut adalah sebagai berikut:[4]

a.       Adanya spesialisasi pekerjaan yang dangkal.

b.      Adanya jenjang yang terlalu panjang dalam struktur manajemen.

c.       Adanya kesenjangan antara visi organisasi dengan kegiatan kerja dalam tingkatan organisasi.

d.      Adanya struktur kompensasi dalam manajemen.

2. Kendala Manajemen Perpustakaan Sekolah

Berikut ini beberapa kendala yang dialami sekolah dalam melaksanakan pengelolaan perpustakaan sekolah sebagai berikut:[5]

1.      Minimnya dana operasional untuk perpustakaan sekolah.

2.      Minat baca siswa yang masih belum menggembirakan, walaupun pemerintah telah mencanangkan berbagai program tentang minat baca.

3.      Terbatasnya sumber daya manusia yang mampu mengelola perpustakaan sekolah serta mempunyai visi pengembangan yang baik.

4.      Kepedulian pihak manajemen sekolah terhadap pengembangan perpustakaan masih rendah.

5.      Masih terbatasnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang keberadaan perpustakaan sekolah.

6.      Kebijakan pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan Nasional tentang perpustakaan sekolah belum menjadi titik perhatian.

7.      Belum diatur atau sulitnya diatur dalam kurikulum tentang jam khusus bagi murid untuk berbagai kegiatan pemanfaatan dan atau kegiatan di perpustakaan sekolah.

3. Pendekatan Terhadap Manajemen Perpustakaan Sekolah 

Manajemen perpustakaan dapat didekati dari berbagai aspek dan cara, ini semua sebenarnya tergantung pada perbedaan upaya yang dilakukan untuk mengembangkan manajemen perpustakaan sekolah. Pendekatan manajemen tersebut adalah sebagai berikut:[6]

1.      Pendekatan Empiris

2.      Pendekatan Antarpribadi dan Perilaku Kelompok

3.      Pendekatan Kerja Sama

4.      Pendekatan Sistem

5.      Pendekatan Teori Keputusan

6.      Pendekatan Kemungkinan atau Situasional

7.      Pendekatan Peranan Manajerial

8.      Pendekatan Operasional

B. Organisasi Perpustakaan Sekolah

Pengertian organisasi secara umum adalah perkumpulan dari manusia yang tergabung dalam suatu wadah dengan maksud untuk mencapai tujuan bersama yang telah digariskan sebelumnya.[7]

1.      Unsur Organisasi

Beberapa ahli manajemen memandang bahwa unsur organisasi sangat penting. Adapun unsur organisasi adalah sebagai berikut: Manusia, Sasaran, Tempat kedudukan, Pekerjaan, Teknik, Struktur, dan Lingkungan.[8]

Unsur organisasi modern meliputi: Bentuk atau Konfigurasi, Struktur atau Kerangka, Jabatan-jabatan, Prinsip-prinsip dan Aturan Permainan.[9]

2.      Struktur organisasi

Apabila suatu organisasi hanya terdiri atas dua orang dan tujuan yang akan dicapai juga hanya sederhana, maka belum diperlukan struktur organisasi. Jika kelompok orang yang bekerjasama berjumlah besar, dan tujuan yang akan dicapai luas, maka struktur organisasi yang tersusun rapi mutlak perlu.[10]

3.      Organisasi perpustakaan

Dalam organisasi perpustakaan maka agar organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pimpinan perpustakaan perlu memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:[11]

a.       Penentuan tujuan perpustakaan

b.      Perumusan tugas pokok perpustakaan

c.       Rincian kegiatan

d.      Pengelompokan kegiatan kerja

4.      Struktur organisasi perpustakaan

Struktur organisasi dapat digambarkan dalam sebuah bagan seperti contoh berikut:[12]

 

 

 

5.      Anggaran perpustakaan

Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan sempurna meskipun sistemnya bagus dan pustakawannya bermutu.[13] Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya, atau lembaga lain yang berkewajiban memberi anggaran kepada perpustakaan.

Rincian penggunaan anggaran perpustakaan pada umumnya dikelompokkan dalam beberapa bagian seperti:

a.       Operasional perpustakaan

b.      Pengadaan alat kantor

c.       Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka

d.      Pemeliharaan bahan pustaka

e.       Pentebaran informasi

f.       Pemasaran dan promosi jasa perpustakaan

g.      Perjalanan dinas

h.      Perbaikan dan perawatan gedung

Perbaikan dan perawatan alat

---

[1] Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, (Jakarta: PT. Grasindo, 2004), hlm. 14-15.

[2] Ibid., hlm. 15. Untuk lebih jelas lagi lihat; Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), hlm. 187-212.

[3] Darmono, Op.cit.

[4] Ibid., hlm. 16-18.

[5] Ibid., hlm. 19.

[6] Ibid., hlm. 20-22.

[7] Ibid., hlm. 22.

[8] Ibid., hlm. 24-25.

[9] Wiji Suwarno, Pengetahuan Dasar  Kepustakaan: Sisi Penting Perpustakaan dan Pustakawan, (Bogor: Ghalia Indonesia, 2010), hlm. 79.

[10] Darmono, Op.cit., hlm. 25.

[11] Ibid., hlm. 27.

[12] Ibid., hlm., 31-33.

[13] Ibid., hlm. 34.